Proveedores: ¿Cómo controlarlos?

Me animo a decir que el tema “Proveedores” le quita el sueño a muchos emprendedores del rubro gastronómico (restaurantes, hoteles, comedores, bares, etc.) y libran una pequeña batalla cada vez que llega o no llega el transporte con los productos solicitados.

Proveedores control

Existen 3 causas principales de conflicto que surgen en el día a día con nuestros proveedores:

*Cumplimiento en la entrega

Es unos de los mayores problemas, sobre todo en restaurantes y comedores, cuando los productos no llegan en tiempo y forma se deben cambiar menús, recetas, y se retrasa la elaboración de las preparaciones. Esto deteriora al establecimiento, el comensal no obtiene lo solicitado bien por faltante o bien por un cambio en los ingredientes o por retrasos en la orden, la imagen del lugar decae al igual que sus ingresos.

*Mantenimiento de la calidad de los productos

Va de la mano con el punto anterior. Si nos entregan la mercadería en tiempo y forma pero su calidad no es la óptima, no se mantiene, estaremos frente al mismo dilema, el sabor de las preparaciones va a cambiar en el mejor de los casos, o vamos a tener faltante de un producto porque tuvimos que rechazar la entrega. Nuevamente se va a ver dañada nuestra imagen y nuestros ingresos. El punto es que nuestro proveedor mantenga la calidad de sus productos durante el tiempo que dure nuestra relación comercial.

*Precio

El precio y la calidad van de la mano y es un arma de doble filo, muchas veces por obtener un buen precio adquirimos materia prima de calidad regular o mala, y eso lo terminamos pagando caro al obtener productos de calidad deficiente; otras veces pensamos que si es caro es lo mejor, otro error, no siempre es así, y no siempre la materia prima de más alto valor es la que se adapta mejor a nuestro producto. El secreto está en obtener la materia prima que cubra todas nuestras expectativas a un precio razonable.

Visto esto, la pregunta que nos hacemos es ¿cómo logramos que los 3 puntos anteriores se mantengan dentro de los términos deseados y no nos encontremos con sorpresas al recibir nuestra materia prima?

Pues para los problemas siempre existen soluciones, aquí les dejo 3 posibles, fáciles de implementar:

*Ránking de proveedores

Como primer medida podemos elaborar un ránking de proveedores. Por lo menos tener 4 o 5 potenciales proveedores en una lista, especificaremos ciertos criterios que deben cumplir (calidad, precio, cumplimiento, entre otros) y les daremos una puntuación (de 0 a 10 o de 0 a 5) o valoración (A,B,C….) en cada uno de ellos, donde 0 o C indicará un gran incumplimiento y 10 o A cuando no se registra ningún incumplimiento.

*Auditorías

Otra herramienta que podemos utilizar son las auditorías. Con ellas podemos visitar el establecimiento de nuestro proveedor y observar su modo de trabajo, verificar que cumple con todas las leyes y normas establecidas, y con las especificaciones de calidad acordadas. Mediante el resultado de dichas auditorías podemos controlar que se mantengan los estándares de calidad y exigirle que corrija los desvíos a tiempo cuando estos ocurran.

*Control en la recepción

Por último, realizar unos buenos controles cuando recibimos la materia prima (puedes leer “Ahorra tiempo y dinero con estos controles!”) y el contacto fluído con el departamento de calidad de nuestro proveedor terminará cerrando el círculo de nuestro buen manejo de proveedores.

Y tú, ¿tienes problemas con tus proveedores?, ¿qué método utilizas para controlarlos?….espero tus comentarios.

4 thoughts on “Proveedores: ¿Cómo controlarlos?

  • Muy buenos puntos, en lo personal comparto:

    1) Ver experiencia y trabajos previos.
    2) Puntualidad y compromiso.
    3) Capacidad para afrontar soluciones a incidentes.
    4) Comunicación.
    5) Tiempo de respuesta.

    Un saludo.

  • Me encanta este post, porque da en el clavo con soluciones concretas cuando se nos presenta la situación con los “incumplimientos” de los proveedores. Pienso que más que controlarlos, la idea es evaluarlos de manera constante, ya que la mayoría de las empresas que surten a nuestros establecimientos tienden a hacer lo que quieren, por eso insisto en la evaluación constante, lo que nos lleva a algo menos riguroso pero más efectivo a la hora de exigirles y tomar decisiones a tiempo. Gracias Carolina por tus enseñanzas!

    • Hola María Elena, si, hay que evaluarlos constantemente, aquí el control y la evaluación van juntas. Estas 3 soluciones que menciono son muy efectivas si se realizan juntas, todas ellas nos van a permitir tener controladas las materias primas que recibimos y de esta manera estarán siendo evaluados constantemente. Controles en la recepción + auditorías + ránking = control, evaluación y gestión de los proveedores.
      Muchas gracias por tu comentario!

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